Stellen Sie sich vor, Sie brauchen den letzten Mietvertrag für eine Wohnung, die vor drei Jahren vermietet wurde. Sie suchen in Ihrem Büro, blättern durch fünf Ordner, finden nur halbwegs lesbare Kopien, und am Ende ist der richtige Vertrag doch nicht da. Das ist kein Einzelfall - es ist der Alltag vieler Immobilienverwalter, die noch mit Papier arbeiten. Doch es gibt eine bessere Lösung: die digitale Aktenführung für Immobilien. Sie macht aus Chaos eine klare Struktur, aus Stundenarbeit Minuten und aus Unsicherheit Transparenz.
Was ist eine digitale Immobilienakte?
Die digitale Immobilienakte ist kein einfacher Ordner auf Ihrem Desktop. Sie ist ein vollständig strukturiertes elektronisches Dokumentenmanagementsystem, das alle Unterlagen zu einer Immobilie an einem Ort sammelt - von Mietverträgen über Baupläne und Gutachten bis hin zu Rechnungen, E-Mails und Schriftverkehr mit Mieter*innen. Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen: Wer hat es erstellt? Wann? Zu welchem Objekt? Welchem Vorgang? Das macht die Suche nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig.
Ein typisches System gliedert sich in Akten, die wiederum aus Vorgängen bestehen. Eine Akte „Wohnung 3B“ enthält beispielsweise die Vorgänge „Mietvertrag 2023“, „Abrechnung 2024“ und „Bauakte 2010“. Jedes Dokument ist genau verknüpft - keine doppelten Dateien, keine verlorenen Blätter. Die Technik dahinter basiert auf professionellen Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurden. Lösungen wie AKTEFIX®digital, d-velop oder Smart-Store bieten dabei nicht nur Speicher, sondern auch rechtssichere Archivierung, die den Anforderungen des Wohnungseigentumsgesetzes und der GoBD entspricht.
Warum lohnt sich die digitale Aktenführung?
Die Vorteile liegen auf der Hand - und sie sind messbar.
- Zeitersparnis: Die Suche nach Dokumenten dauert im Durchschnitt 87 % weniger Zeit als mit Papier. Mieteranfragen, die früher 48 Stunden bearbeitet wurden, sind heute oft innerhalb von 4 Stunden erledigt.
- Raumersparnis: Eine einzige DVD kann bis zu 400 Papierordner ersetzen. Eine ganze Immobilienakte benötigt nur etwa 15 MB Speicherplatz - das ist weniger als ein einzelnes Foto.
- Rechtssicherheit: Digitale Dokumente können mit elektronischen Signaturen versehen werden. Mietverträge, Abrechnungen und Gutachten sind damit rechtlich bindend und jederzeit nachprüfbar.
- Zugriff von überall: Ob Sie im Auto, im Büro oder auf der Baustelle sind - mit einem Browser haben Sie Zugriff auf alle Unterlagen. Kein Rückruf mehr beim Kollegen, der den Ordner mitgenommen hat.
- Kostenreduktion: Keine Druckkosten, keine Lagermiete, keine Transporte zwischen Büros. Eine Immobilienverwaltung mit 200 Wohnungen spart so jährlich bis zu 12.000 € an direkten Kosten.
Einige Vermieter denken: „Ich habe nur drei Wohnungen, das brauche ich nicht.“ Doch selbst kleine Bestände profitieren. Wer mit einer Cloud-Lösung wie Dropbox oder Google Drive beginnt, kann später nahtlos in ein professionelles DMS wechseln. Die digitale Akte ist kein Luxus - sie ist die neue Norm.
Welche Tools gibt es für die digitale Aktenführung?
Nicht jedes Tool ist für jeden geeignet. Die Wahl hängt von der Größe Ihres Portfolios und Ihren Anforderungen ab.
| Tool | Beste für | Integration | Rechtssicherheit | Kosten (ab) |
|---|---|---|---|---|
| AKTEFIX®digital | Größere Verwaltungen (ab 50 Einheiten) | DATEV, d-velop, Smart-Store | Ja, GoBD-konform, elektronische Signaturen | 29 €/Monat |
| d-velop | Professionelle Verwaltungen mit ERP-Anbindung | CRM, Buchhaltung, Hausverwaltung | Ja, DIN ISO 15489 | 49 €/Monat |
| Smart-Store | Scanning & Digitalisierung von Bestandsakten | Alle gängigen DMS | Ja, zertifiziert | Pro Akte 1,20 € |
| Google Drive / Dropbox | Kleine Vermieter (unter 10 Wohnungen) | Keine spezifische Integration | Begrenzt - keine elektronische Signatur | 9,99 €/Monat |
Wenn Sie bereits eine Immobilienverwaltungssoftware nutzen - wie d-velop, HS-Soft oder Casavi -, dann ist eine integrierte E-Akte oft die beste Wahl. Sie vermeidet Doppelarbeit und synchronisiert Daten automatisch. Wenn Sie neu starten, ist AKTEFIX®digital eine der am häufigsten genutzten Lösungen, besonders wegen der einfachen Bedienung und der starken DATEV-Anbindung für die Abrechnung.
Best Practices: So führen Sie die digitale Akte erfolgreich ein
Die Technik ist da. Aber viele Projekte scheitern nicht an der Software, sondern am Menschen. Hier sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren:
- Beginnen Sie mit den wichtigsten Dokumenten: Nicht alles auf einmal. Starten Sie mit Mietverträgen, Abrechnungen und Schriftverkehr. Das sind die Dokumente, die Sie am häufigsten brauchen. Baupläne und historische Gutachten kommen später.
- Definieren Sie klare Zugriffsrechte: Der Hausmeister braucht nicht die Steuerunterlagen der Eigentümergemeinschaft. Der Verwalter braucht Zugriff auf alle Akten. Nutzen Sie Rollen: „Verwalter“, „Buchhaltung“, „Technik“ - und weisen Sie Rechte zu. Smart-Store empfiehlt: „Weniger ist mehr.“
- Scannen Sie professionell: Wer mit einem einfachen Drucker scannen will, macht es sich schwer. Professionelle Dienstleister wie Smart-Store nutzen Hochleistungsscanner, die mehrere Seiten pro Minute erfassen, automatisch Farben korrigieren und Dokumente in PDF/A konvertieren - das ist langfristig archivalisch sicher.
- Trainieren Sie Ihr Team: 68 % der Implementierungsprobleme entstehen durch fehlende Schulung. Ein dreitägiger Workshop mit praktischen Übungen reicht oft aus. Nutzen Sie die Schulungsmaterialien der Anbieter - sie sind meist sehr gut.
- Prüfen Sie die rechtliche Absicherung: Mietverträge und Abrechnungen müssen nach GoBD archiviert werden. Das bedeutet: unveränderbar, nachvollziehbar, lückenlos. Fragt Ihr Anbieter, ob er GoBD-konform ist? Wenn nicht, suchen Sie weiter.
Was kommt als Nächstes? Die Zukunft der digitalen Akten
Die Entwicklung geht weiter. Künstliche Intelligenz erkennt heute bereits Dokumente automatisch: Ein eingescannter Mietvertrag wird nicht nur gespeichert - er wird als „Mietvertrag“ klassifiziert, die Miethöhe ausgelesen und in die Buchhaltung übertragen. Die neueste Version von AKTEFIX®digital (4.2, April 2023) macht genau das.
Mobile Zugriffe werden immer wichtiger. 63 % der Mieteranfragen beginnen heute über das Smartphone. Die digitale Akte muss daher auch auf dem Handy einfach zu bedienen sein - mit schneller Suche, Barcode-Scannen für Rechnungen und Push-Benachrichtigungen für Fälligkeiten.
Und dann ist da noch die Blockchain. Erste Pilotprojekte von Deutsche Wohnen testen, ob Mietverträge und Abrechnungen auf einer unveränderlichen Kette gespeichert werden können. Das wäre der nächste Schritt: ein digitales Register, das nicht nur speichert, sondern auch beweist - wer was wann unterschrieben hat.
Die Zukunft ist nicht mehr „digital oder analog“. Die Zukunft ist „digital und sicher“. Wer heute noch mit Papier arbeitet, verliert nicht nur Zeit - er verliert auch Glaubwürdigkeit gegenüber Mieter*innen, Gutachter*innen und Behörden.
Wie fange ich an?
Wenn Sie jetzt denken: „Das klingt gut, aber wie starte ich?“ - hier ist ein einfacher Plan:
- Sammlung: Holen Sie alle relevanten Unterlagen zusammen: Mietverträge, Abrechnungen, Schriftverkehr, Gutachten, Baupläne.
- Entscheidung: Wählen Sie ein Tool - für unter 10 Wohnungen reicht Google Drive, ab 20 Wohnungen empfiehlt sich AKTEFIX®digital oder d-velop.
- Scannen: Lassen Sie die Papierakten von einem professionellen Dienstleister digitalisieren. Das kostet etwa 1,20 € pro Akte, spart aber Wochen Arbeit.
- Einführung: Beginnen Sie mit 3 Dokumententypen. Schulen Sie Ihr Team. Legen Sie Zugriffsrechte fest.
- Erweiterung: Nach drei Monaten fügen Sie Baupläne und historische Dokumente hinzu. Testen Sie die Integration mit Ihrer Buchhaltung.
Die digitale Aktenführung ist kein Projekt mit Ende. Sie ist eine Haltung. Eine Haltung, die Transparenz, Effizienz und Service denkt. Und sie ist heute kein Trend mehr - sie ist Pflicht.
Ist die digitale Aktenführung rechtlich verpflichtend?
Nein, sie ist nicht explizit gesetzlich vorgeschrieben. Aber das Wohnungseigentumsgesetz und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass Dokumente lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Papierakten erfüllen das kaum noch - digitale Systeme mit elektronischer Signatur und Audit-Trail schon. Wer nicht digitalisiert, handelt nicht mehr nach dem Stand der Technik - und das kann im Streitfall nachteilig sein.
Wie lange dauert die Digitalisierung einer Immobilienakte?
Bei einem Portfolio mit 100 Wohnungen und durchschnittlich 5 Dokumenten pro Wohnung (Mietvertrag, Abrechnung, Schreiben, Gutachten, Bauplan) braucht man etwa 14 Arbeitstage für die vollständige Digitalisierung. Das ist ein großer Aufwand - aber nur einmalig. Danach sparen Sie pro Woche bis zu 10 Stunden Such- und Ablagezeit. Die Investition amortisiert sich in der Regel innerhalb von 6 bis 8 Monaten.
Kann ich meine bestehende Immobilienverwaltungssoftware mit der digitalen Akte verbinden?
Ja, das ist der Standard. Professionelle Systeme wie d-velop, Casavi oder HS-Soft bieten Schnittstellen zu ihren eigenen Dokumentenmanagementsystemen. Auch AKTEFIX®digital lässt sich mit den gängigen Verwaltungsprogrammen verknüpfen. Wichtig: Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Integration wirklich automatisch funktioniert - oder ob Sie Dokumente manuell hochladen müssen. Letzteres macht die E-Akte zur zusätzlichen Arbeit - und nicht zur Erleichterung.
Was passiert mit den Originalpapieren nach der Digitalisierung?
Rechtlich können Sie die Originaldokumente nach der digitalen Archivierung in der Regel vernichten - vorausgesetzt, die Digitalisierung ist nach GoBD konform und die E-Akte ist als rechtssicheres Original anerkannt. Viele Verwalter lagern wichtige Dokumente wie Gutachten oder Bauanträge jedoch noch 10 Jahre physisch, aus Vorsicht. Das ist kein Fehler, aber es ist überflüssig, wenn die digitale Version vollständig und nachvollziehbar ist.
Brauche ich einen IT-Experten, um die digitale Akte einzurichten?
Nein. Die meisten Systeme sind so gestaltet, dass sie auch ohne technische Vorkenntnisse bedienbar sind. Die Installation erfolgt über den Browser - kein Download, keine Server-Administration. Die größte Hürde ist nicht die Technik, sondern die Veränderung der Arbeitsweise. Deshalb ist Schulung wichtiger als IT-Know-how.
