Wenn du als Immobilienverwalter oder Hausmeister tätig bist, dann ist deine Arbeit nicht nur das Organisieren von Mietverträgen oder das Koordinieren von Reparaturen. Du bist auch für die Sicherheit deiner Mitarbeiter verantwortlich - und das gesetzlich. Die Gefährdungsbeurteilung ist kein lästiger Papierkram, sondern ein zwingendes Werkzeug, um Unfälle, Krankheiten und rechtliche Folgen zu vermeiden. Besonders in der Immobilienwirtschaft, wo Arbeitsplätze nicht nur im Büro liegen, sondern in Kelleranlagen, auf Dächern oder in verlassenen Wohnungen, ist sie entscheidend. Und sie muss nicht kompliziert sein - wenn du die richtigen Checklisten und Prozesse nutzt.
Warum eine spezifische Gefährdungsbeurteilung für Immobilien?
Viele Unternehmen nutzen Standard-Checklisten aus anderen Branchen - und scheitern daran. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat 2023 explizit eine Version für Immobilienverwalter veröffentlicht. Warum? Weil die Gefährdungen hier anders sind. Du hast nicht nur Büroarbeitsplätze, sondern auch Außendiensttätigkeiten: Objektbegehungen, Mietergespräche, Notdienste, Wartungsarbeiten in alten Gebäuden. Über 60 % der überprüften Unternehmen haben diese Tätigkeiten überhaupt nicht in ihrer Beurteilung erfasst - ein gravierender Fehler.
Typische Risiken? Stolperfallen in ungesicherten Treppenhäusern, Schimmel in feuchten Kellern, Legionellen in Wasserleitungen, aggressive Reinigungsmittel, psychische Belastung durch aggressive Mieter - und das alles bei wechselnden Orten. Eine allgemeine Checkliste für ein Büro reicht hier nicht aus. Du brauchst eine, die deine spezifischen Arbeitsplätze berücksichtigt.
Die 7-Schritte-Methode: So läuft eine ordnungsgemäße Beurteilung
Die BAuA und die Arbeitsstättenverordnung (ASR V3) legen einen klaren Prozess fest. Er funktioniert wie ein Fahrplan - und du musst ihn nicht erfinden, sondern nur umsetzen.
- Vorbereitung: Sammle alle Tätigkeiten ein. Nicht nur „Büroarbeit“. Dazu gehören: Objektbegehungen, Mieterwechsel, Notdienste, Hausmeisterarbeiten, Homeoffice-Tätigkeiten, Reinigungsarbeiten, Umgang mit Fremdfirmen. Erstelle eine Liste - und halte sie aktuell.
- Gefährdungen identifizieren: Für jede Tätigkeit: Was kann schiefgehen? Physisch? Psychisch? Biologisch? Chemisch? Ein Beispiel: Bei einer Objektbegehung in einem 1970er Gebäude: Stolperfallen, fehlende Beleuchtung, Schimmel, unsichere Türen, elektrische Anlagen ohne Abschaltung. Die BAuA-Checkliste für Immobilien reduziert die Anzahl der Kategorien von 70 auf 25 - und macht die Arbeit damit erheblich schneller.
- Risiko bewerten: Nutze die einfache Formel: Schadensausmaß x Eintrittswahrscheinlichkeit. Ist der Schaden schwer (z. B. Sturz von der Leiter)? Dann ist er hoch. Ist die Wahrscheinlichkeit, dass es passiert, mittel (z. B. nur bei Dunkelheit)? Dann ist das Risiko insgesamt hoch. Keine Schätzung, keine „vielleicht“ - nur Fakten.
- Schutzmaßnahmen definieren: Was kannst du tun? Keine vagen Aussagen wie „mehr Aufmerksamkeit“. Sondern konkret: „Bei Begehungen in Gebäuden ohne Beleuchtung: Tragbare LED-Leuchten bereitstellen.“ „Bei Schimmelbefall: Fachkraft hinzuziehen, keine Eigenleistung.“ „Bei Mieterkonflikten: Gesprächsprotokoll führen, Vorgesetzte einschalten.“
- Umsetzung: Die Maßnahmen müssen in die Praxis. Das heißt: Ausrüstung anschaffen, Schulungen anbieten, Checklisten ausdrucken oder digital bereitstellen. Und: Jeder Mitarbeiter muss wissen, was er tun muss.
- Überprüfung: Nach drei Monaten: Funktionieren die Maßnahmen? Wurden sie befolgt? Gab es neue Unfälle? Nutze eine einfache Kontrollliste. Die BAuA empfiehlt, mindestens alle drei Jahre eine vollständige Überprüfung durchzuführen - aber bei Änderungen (z. B. neues Gebäude, neue Tätigkeit) sofort.
- Fortschreibung: Die Beurteilung ist kein Einmal-Event. Sie lebt. Jedes Mal, wenn du ein neues Objekt übernimmst, ein Haus modernisierst oder ein Mitarbeiter krank wird, musst du nachschauen: Hat sich etwas geändert?
Was muss dokumentiert werden? - Kein Papierkram, sondern Beweis
Die Dokumentation ist dein Schutz im Falle eines Unfalls oder einer Prüfung. Laut § 5 ArbSchG muss sie mindestens enthalten:
- Welche Tätigkeiten wurden bewertet
- Welche Gefährdungen erkannt wurden
- Wie das Risiko bewertet wurde
- Welche Maßnahmen festgelegt wurden
- Wann und wie die Wirksamkeit überprüft wurde
Ein einfaches Word-Dokument reicht - aber es muss vollständig sein. Die BAuA hat in ihrem Monitoringbericht 2022 festgestellt: 65 % der überprüften Unterlagen enthalten unvollständige Risikobewertungen. Das ist der häufigste Fehler. Keine vagen Formulierungen wie „hohes Risiko“. Sondern: „Schadensausmaß: schwer (Knochenbruch), Eintrittswahrscheinlichkeit: mittel (tritt in 3 von 10 Begehungen auf) - Risiko: hoch.“
Die größten Fehler in der Praxis - und wie du sie vermeidest
Die meisten Verwalter machen drei Fehler - und sie sind leicht zu vermeiden.
- Objektbegehungen ignorieren: Über 60 % der Unternehmen haben diese Tätigkeit nicht als eigenständige Gefährdung erfasst. Dabei ist sie die häufigste Quelle von Unfällen. Ein Sturz auf einer nassen Treppe, ein Schlag mit einer Tür, ein Kontakt mit Schimmel - das sind keine „Zufälle“. Das sind Risiken, die du planen kannst.
- Psychische Belastungen unterschätzen: 73 % der Verwalter sagen, dass Mieterkonflikte in den Checklisten unzureichend abgebildet sind. Ein aggressiver Mieter, ein ständiger Streit um Mietzahlungen, ein Anruf mitten in der Nacht - das ist Stress. Und Stress ist eine Gefährdung. Du musst klare Prozesse haben: Wer nimmt Gespräche auf? Wann wird der Vorgesetzte eingeschaltet? Gibt es eine Liste von Gesprächsregeln?
- Digitalisierung vermeiden: Papierbasierte Checklisten verbrauchen monatlich bis zu 8 Stunden Verwaltungszeit pro Verwalter. Digitale Lösungen wie Quentic.de oder SafetyWissen.de reduzieren das auf unter 2 Stunden - und erhöhen die Vollständigkeit von 65 % auf 95 %. Und: Sie warnen dich automatisch, wenn eine Beurteilung überfällig ist.
Digital vs. Papier: Was wirklich funktioniert
Im Jahr 2023 nutzen bereits 62 % der Immobilienverwalter digitale Lösungen. Das ist ein riesiger Sprung gegenüber 2020, als noch 78 % mit Papier arbeiteten. Aber warum?
- Zeitersparnis: Eine digitale Checkliste füllst du vom Auto aus aus - mit Smartphone. Kein Ausdrucken, kein Suchen, kein Archivieren.
- Automatische Erinnerungen: Wenn eine Beurteilung alle drei Jahre aktualisiert werden muss, erinnert das System dich - nicht du.
- Komplett dokumentiert: 95 % der digitalen Beurteilungen sind vollständig. Bei Papier sind es nur 35 %.
- Integration: Moderne Systeme wie Quentic.de integrieren sich mit deinem Facility-Management. Wenn ein Heizungsschaden gemeldet wird, wird automatisch eine Risikobewertung für die Reparatur ausgelöst.
Die Kosten? Eine digitale Lösung kostet zwischen 50 und 150 Euro pro Monat - abhängig von der Anzahl der Objekte. Das ist weniger als ein halber Tag Gehalt für einen Mitarbeiter. Und es verhindert Bußgelder von bis zu 25.000 Euro nach § 25 ArbSchG.
Was passiert, wenn du nichts tust?
Ein Unfall passiert. Ein Mitarbeiter stürzt bei einer Begehung, erbricht sich wegen Schimmel, oder ein Mieter klagt wegen psychischer Belastung. Dann kommt die Prüfung. Und dann kommt die Rechnung.
Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden: Wenn eine Gefährdungsbeurteilung fehlt oder unvollständig ist, kann die Haftung des Verwalters um bis zu 30 % erhöht werden. Und das gilt auch für Kleinbetriebe. Keine Ausrede. Kein „Wir haben das nicht gewusst.“
Die Industrie- und Handelskammer München hat 2023 geprüft: Nur 28 % der Verwalter haben ihre Beurteilung an Homeoffice-Regelungen angepasst - obwohl das seit 2021 Pflicht ist. Das ist kein kleiner Fehler. Das ist eine rechtliche Lücke, die jemand ausnutzen kann.
Was du jetzt tun solltest - Schritt für Schritt
Du musst nicht alles auf einmal lösen. Aber du musst anfangen. Hier ist dein Plan für die nächsten 14 Tage:
- Tag 1-3: Hole dir die aktuelle BAuA-Checkliste für Immobilienverwalter (2023). Sie ist kostenlos online verfügbar.
- Tag 4-6: Liste alle Tätigkeiten deiner Mitarbeiter auf - von Büroarbeit bis zu Nachtdiensten.
- Tag 7-9: Gehe mit deinem Team durch jedes Objekt. Notiere: Wo sind Stolperfallen? Wo gibt es Schimmel? Wo sind Türen unsicher? Wo wird Stress verursacht?
- Tag 10-12: Bewerte jedes Risiko mit Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit. Keine Schätzungen - nur Fakten.
- Tag 13-14: Definiere drei konkrete Maßnahmen. Zum Beispiel: „Alle Objektbegehungen mit LED-Lampe und Warnweste durchführen.“ „Bei Schimmel: Keine Eigenleistung - immer Fachmann hinzuziehen.“ „Bei Konflikten: Gesprächsprotokoll mit Unterschrift.“
Du hast jetzt eine erste, funktionierende Beurteilung. Sie ist nicht perfekt. Aber sie ist rechtssicher. Und sie ist der erste Schritt.
Was kommt als Nächstes?
Die Gesetze verschärfen sich. Ab 1. Juli 2024 wird das „Arbeitsschutz-Modernisierungsgesetz“ gelten - und es macht mobile Tätigkeiten noch strenger. TÜV Rheinland hat ein neues Zertifizierungsprogramm „Sicherer Immobilienbestand“ gestartet. Und bis 2027 soll die gesamte Gefährdungsbeurteilung digital sein - inklusive Integration in SAP oder Planon.
Die Zeit arbeitet nicht für dich. Sie arbeitet gegen dich, wenn du wartest. Die kleinen Verwalter, die heute anfangen, haben bis 2027 einen klaren Vorsprung. Die, die warten, werden überfordert - und teuer bestraft.
Ist eine Gefährdungsbeurteilung auch für kleine Verwaltungen mit weniger als 5 Mitarbeitern verpflichtend?
Ja. Das Arbeitsschutzgesetz gilt für alle Unternehmen - unabhängig von der Größe. Selbst wenn du nur ein Objekt verwaltest und einen Mitarbeiter beschäftigst, musst du eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Die BAuA hat explizit betont, dass ihre Checkliste für Kleinbetriebe entwickelt wurde - mit reduziertem Aufwand und klaren Schritten. Es ist kein Luxus, sondern eine Pflicht.
Kann ich die Gefährdungsbeurteilung selbst erstellen, oder brauche ich einen Experten?
Du kannst sie selbst erstellen - und solltest es auch tun. Die BAuA-Checkliste ist so aufgebaut, dass sie ohne Fachwissen nutzbar ist. Eine externe Beratung kostet zwischen 800 und 2.500 Euro - je nach Portfolio. Mit der eigenen Checkliste und 20-40 Stunden Arbeit sparest du diese Kosten. Wichtig ist nur: Nutze die branchenspezifische Version, nicht die allgemeine. Und dokumentiere alles ordentlich. Wenn du unsicher bist, hol dir eine Schulung: 8 Stunden Arbeitsschutzrecht, 4 Stunden Risikobewertung - das reicht für den Anfang.
Was ist mit Mieter- und Fremdfirmenrisiken? Muss ich die auch einbeziehen?
Ja. Wenn du Fremdfirmen wie Handwerker, Reinigungsunternehmen oder Heizungsservice beauftragst, musst du ihre Tätigkeiten in deiner Beurteilung berücksichtigen. Sie arbeiten auf deinen Objekten - und du bist verantwortlich für ihre Sicherheit. Die Haufe.de-Checkliste „Fremdfirmenmanagement“ hilft dir dabei: Du musst dokumentieren, welche Arbeiten sie durchführen, welche Gefahren sie haben, und wie du sie informierst. Mieter selbst sind nicht Teil deiner Beurteilung - aber ihre Konflikte als psychische Belastung für deine Mitarbeiter schon.
Wie oft muss ich die Gefährdungsbeurteilung aktualisieren?
Mindestens alle drei Jahre - das ist die gesetzliche Mindestanforderung. Aber du musst sie sofort aktualisieren, wenn sich etwas ändert: Ein neues Gebäude kommt dazu, eine neue Tätigkeit wird eingeführt (z. B. Homeoffice), ein Mitarbeiter wechselt die Aufgaben, oder ein Unfall passiert. Viele Unternehmen vergessen das. Aber die Prüfer prüfen genau das: Hast du auf Änderungen reagiert? Wenn nein, ist deine Beurteilung ungültig.
Was ist mit Homeoffice? Muss ich die Arbeitsplätze meiner Mitarbeiter zu Hause bewerten?
Ja. Seit 2021 ist das Pflicht. Wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus Mietverträge bearbeitet, Mieter anruft oder Dokumente verwalten muss, ist das ein Arbeitsplatz. Du musst fragen: Hat er einen ergonomischen Stuhl? Gibt es genug Licht? Ist der Arbeitsplatz abgeschirmt? Die BAuA hat 2023 ihre Checkliste aktualisiert, um genau diese Punkte abzudecken. Eine einfache Fragebogen-Liste reicht - du musst nicht ins Haus kommen. Aber du musst dokumentieren, was du erfragt hast.
